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Digitalisiert Eure Systeme und Tipps für Eure Fernbeziehung im Team

Planio
geschrieben von Plan.io

Hallo, wir sind Planio. Wir arbeiten täglich zusammen. Von Berlin, von Hamburg, Dortmund, den Philippinen, Thailand, Mexiko und, und, und… Angefangen hat alles 2009. Aus einem kleinen Nebenprojekt ist ein Projektmanagement-Tool geworden. Heute sind wir ein Team von zehn Mitarbeitern mit mehr als 1.500 Kunden weltweit. Und weil wir schon immer ortsunabhängig arbeiten wollten, ist das fest in Planios DNA verankert. Umso mehr freuen wir uns hier unsere Erfahrungen mit Euch zu teilen. Bei unseren Freunden von MeinLeben.digital.

Heute auf der Karte: Digitalisiert Eure Systeme und Tipps für Eure Fernbeziehung im Team.

Digitalisiert Eure Systeme

Nur die Spitze des Eisbergs: Den Rechner hochfahren, WLAN-Passwort eingeben und losarbeiten. Die wahre Herausforderung liegt in der Organisation des alltäglichen Wahnsinns. Und der fängt bei ganz einfachen Sachen an. Wie beispielsweise Post …

Briefe empfangen

Der Klassiker: Nachsendeauftrag an Eltern oder Freunde, die Euch dann jeden Brief über Sykpe vorlesen. Ein Traum! Die Alternative: Ein Nachsendeauftrag an Services wie Dropscan. Die bekommen dann Eure Post. Und scannen zunächst nur den Umschlag. Dann werdet Ihr per E-Mail benachrichtigt. Ihr entscheidet: Brief öffnen und scannen. Den Scan in PDF-Form könnt Ihr dann Online in Eurem Dropscan-Konto abrufen. Wahlweise auch in Dropbox, Google-Drive oder gleich Planio!
Alternativ könnt Ihr Euch den Brief in Papierform weiterleiten lassen. An Eure Wahladresse. Falls Ihr den Brief nicht mehr braucht, könnt Ihr auch einfach vernichten lassen. Zum Beispiel Werbung. Ansonsten wandern Eure Briefe bei Dropscan für 14 Tage einfach ins Archiv. Ebenfalls praktisch: Ihr könnt mehrere Scanboxen wählen. Beispielsweise eine für Euer Business und eine für Eure private Post.

Natürlich könnt Ihr die Scanbox-Adresse auch direkt an Eure Kunden oder Freunde & Familie weitergeben. Pakete lassen wir uns, wenn wir länger an einem Ort sind direkt dorthin schicken. Falls Ihr keinen Scanservice in Eurer Stadt finden könnt, gibt es auch Co-Working Spaces, deren Adressen Ihr als Mitglied für Eure physische Post nutzen könnt.

Briefe verschicken

Ebenfalls kein Problem: Briefe schreiben. Zum Beispiel in Word. Kuvertieren, frankieren und versenden übernehmen dann Dienstleister. Dann erhalten Eure Empfänger die Briefe in der Regel innerhalb des nächsten Werktages. Wir nutzen dafür die Firma EventVoiceMedia aus Herford. Über Dienste wie E-Post könnt Ihr auch Einschreiben versenden. Im Grunde müsst Ihr also nie wieder eine Postfiliale betreten.

Rechnungslegung in der Cloud

Wenn Ihr schon Euren gesamten Briefverkehr in die Cloud packt, warum nicht auch gleich noch die gesamte Rechnungslegung inklusive Belegen und Kundendaten? Mit einem Service wie beispielsweise Fastbill habt Ihr weltweit Eure Rechnungen – von der Angebotserstellung bis zum Rechnungsversand mit den ganzen Belegen in ein paar Klicks im Griff. Schließlich könnt Ihr ja nicht Euren ganzen Papierkram ständig mit Euch rumschleppen.

Anwälte und Steuerberater mit Nomaden im Kopf

Genauso wie wir unsere Bank oder unsere Mobilfunkprovider immer mit unserem Nomaden im Kopf auswählen, machen wir das beispielsweise auch mit Anwälten oder unseren Steuerberatern. Daher suchen wir immer nach Menschen, die kein Problem damit haben auch einige Zeit ausschließlich per Google Hangout, per E-Mails und in unserem Fall auch über Planio zu kommunizieren. Klingt vielleicht selbstverständlich. Ist es aber nicht. Am besten, Ihr klärt das gleich bei Eurem ersten Treffen.

Smells like Team Spirit

Was für Anwälte oder Steuerberater gilt, gilt bei uns auch für das Team: Gleichgesinnte, die kein Problem damit haben ortsunabhängig  zusammenzuarbeiten. Also Menschen, die sich darüber freuen und sich gegenseitig vertrauen. Das klingt einfacher als es ist. Aber sie sind selten. Nicht jeder ist dafür gemacht. Kleines Beispiel? Wenn ich Angst habe Fehler zu machen oder in einem Umfeld mit einem starken internen Wettbewerb arbeite, neige ich eher dazu, Unangenehmes unter den Teppich zu kehren. Das Problem: Ich sage wahrscheinlich nicht wirklich, was ich denke.

Im Office hat man es hier leichter. Man sieht seinen Gegenüber und spürt, wenn etwas nicht rund läuft. Daher müssen digitale Teams immer ausreichend Zeit für Beziehungsarbeit einplanen. Es gibt zwar Feedback-Tools wie Small Improvements oder 15Five, aber, um das zu sagen, was man wirklich denkt, braucht man Vertrauenskultur. Und die lässt sich nicht durch Tools ersetzen.

Tipps für die Fernbeziehung

Kein Geheimnis: Je länger man zusammenarbeitet, desto besser kennt man sich natürlich. Das ist das Ergebnis unzähliger Scherze, Gespräche, gemeinsamer Meetings, Projekte oder Feierabendbiere. Ganz ehrlich: Wenn man sich noch nie gesehen hat oder viel seltener Meetings hat, ist es ziemlich kompliziert eine Beziehung aufzubauen. Trotz Video-Chats kann man sich außen vor fühlen.

Wir finden: Auch als eingespieltes Team ist es wichtig zu kommunizieren und sich gelegentlich zu sehen. Deswegen haben wir uns letztes Jahr in Barcelona getroffen. Company Retreats sind hier eine Gelegenheit das nachzuholen. Nicht immer günstig. Aber notfalls kann man vielleicht auch mal bei einem Kollegen übernachten.

Die Mischung macht’s

Tägliche Team-Chats, wöchentliche Telefon-Konferenzen mit allen sowie die Aufgabenverwaltung samt Status mit aktuellem Bearbeitungsstand und auch regelmäßige Einzelgespräche – diese Mischung hat sich bei uns bewährt. Gepaart mit Vertrauen und Respekt vor der Privatsphäre. Weil wir an das Gleichgewicht aus Geben und Nehmen glauben. Findet heraus, was am besten für Euch funktioniert. Probiert’s aus, es lohnt sich!

Welche Tools und Prozesse haben sich bei Euch bewährt? Teilt Eure Erfahrungen mit uns. Nächstes Mal: Macht es einfach!


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